Salah satu fungsi yang diemban oleh Badan Pertanahan Nasional (BPN) adalah melaksanakan pendaftaran tanah atas bidang-bidang tanah dalam rangka menjamin kepastian hukum dan memberi perlindungan kepada pemegang hak atas tanahnya. Guna menjamin kepastian hukum dan perlindungan kepada pemegang hak, maka di antara kegiatannya adalah penyimpanan data pendaftaran tanah yang terdiri dari daftar umum dan dokumen pendaftaran tanah. Salah satu daftar umum sebagai dokumen negara yang mesti dilindungi penyimpanannya agar tidak hilang yaitu buku tanah. Buku tanah memuat data fisik dan data yuridis suatu obyek pendaftaran tanah yang sudah ada haknya.

Secara garis besar penyimpanan buku tanah dituangkan dalam PP No. 24/1997 Pasal 35 dan PMNA No. 3/1997 Pasal 184 dan Pasal 186 yang menyatakan bahwa daftar umum dan dokumen pendaftaran tanah disimpan di kantor pertanahan setempat yang secara bertahap disajikan secara digital dengan menggunakan peralatan elektronik dan mikrofilm.

Pengelolaan arsip buku tanah di Kantor Pertanahan Kota Yogyakarta masih dilakukan secara manual, sehingga atas dasar tersebut dengan berlandaskan pada peraturan di atas, maka diadakan penelitian pembangunan sistem kearsipan buku tanah secara digital. Tujuannya adalah mengetahui proses pembuatan program aplikasi digitalisasi arsip buku tanah, kemudahan pengoperasiannya, efisiensi, dan kegunaannya.

Metode penelitian yang digunakan adalah metode action research. Bersama-sama dengan Kepala Kantor Pertanahan Kota Yogyakarta, Kepala Seksi Hak Tanah dan Pendaftaran Tanah, dan pegawai pada Sub Seksi Pendaftaran Hak, diperoleh suatu desain program aplikasi yang dapat digunakan dalam pengelolaan arsip buku tanah secara digital. Dari analisis data penelitian, dapat diperoleh bahwa rata-rata tingkat efisiensi program aplikasi adalah 57,15% menyatakan sangat baik, 28,6% menyatakan baik, dan 14,13% menyatakan cukup.

Berdasarkan desain program aplikasi dan tingkat efisiensi yang diperoleh saat program aplikasi tersebut dioperasikan pada sistem kearsipan buku tanah Kantor Pertanahan Kota Yogyakarta, dapat disimpulkan bahwa desain program aplikasi dapat dengan mudah dilakukan dan disesuaikan dengan kebutuhan pemakai, sehingga efisiensi penyimpanan arsip, kondisi fisik, keamanan, dan aksesibilitas dapat dicapai.