Manajemen Prestasi Kerja Peranan seorang penyelia (supervisor) baru ternyata tidak sederhana. Perubahan posisi dari pegawai biasa menjadi anggota manajemen membawa tuntutan dan harapan-harapan baru yang tidak mudah dipenuhi. Banyak hal yang perlu dipahami karena jabatan ini berarti bahwa seseorang sekarang bertanggung jawab menyelesaikan pekerjaan dengan hasil yang efektif dan efisien melalui dan dengan orang-orang yang dikelolanya. Ia sekarang terlibat dalam pembuatan keputusan yang mempengaruhi produktivitas dan laba perusahaan; karir, pendapatan, sikap, dan kehidupan pegawai yang disupervisi. Tidak dapat disangkal lagi bahwa mereka yang menjabat atau baru menjabat posisi sebagai manajer supervisi (penyelia) memerlukan seperangkat pengetahuan tertentu guna menghindari terjadinya kesalahan-kesalahan tidak perlu pada langkah-langkah awal. Seorang penyelia harus menyadari peranan, wewenang, tanggung jawab, prestasi yang diharapkan, policy dan operasi perusahaan, dan sebagainya. Mereka juga harus mengenal teori kepemimpinan dan motivasi yang mutakhir. Di sampink itu, perlu dibekali dengan seperangkat keterampilan supervise kaitannya dengan tugas mengelola pekerjaan dan staf. Tidak semua pengetahuan dan keterampilan yang perlu dimiliki seorang penyelia dapat Anda temukan dalam buku ini. Buku ini hanya menyajikan seperangkat pengetahuan dan kete-rampilan dasar praktis yang perlu dimiliki seorang penyelia. Pengetahuan dan keterampilan dasar itu antara lain meliputi dasar-dasar perencanaan, penyusunan standar dan penilaian pega-wai, komunikasi tulisan, motivasi, umpan balik yang efektif, dan manajemen waktu. Buku ini disusun dengan berpedoman pada modul-modul yang dikembangkan para ahli yang tergabung dalam Forum Corporation, sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang pengembangan organisasi dengan spesialisasi dalam manajemen, supervisi, pendidikan dan latihan bagi mereka-mereka yang ber-gerak dalam bidang bisnis, industri, dan pemerintahan. Penyusun beruntung memperoleh kesempatan mengikuti program latihan yang diselenggarakan perusahaan tersebut di kota Newark, New Jersey pada penghujung musim gugur 1982. Pengalaman ini ingin penyusun tularkan kepada mereka yang memerlukannya melalui buku sederhana yang dapat dimanfaatkan sebagai sarana berlatih sendiri atau bersama-sama dengan orang lain dalam suatu kelom-pok belajar. Bab satu buku ini mengetengahkan manajemen prestasi kerja sebagai suatu pengantar memahami tugas para manajer, terutama manajer supervisi (supervisor atau penyelia). Para manajer dikelompokkan dalam level yang berbeda dan berurusan dengan masalah yang tidak sama. Kelompok-kelompok manajer itu terdi-ri dari eksekutif (top manager), manajer menengah (middle mana-ger), dan manajer supervisi (supervisory manager atau penyelia). Seorang penyelia yang efektif memerlukan dua jenis keterampil-an, yaitu keterampilan analisa dan keterampilan interaksi agar dapat mengkoordinasi sistem kerja dengan seluruh aspeknya. Seorang penyelia memiliki dua tugas. Pertama tugas yang melibatkan penyelia dalam pelaksanaan langsung suatu pekerjaan dan kedua, tugas yang melibatkan penyelia dalam mengkoordinasi pekerjaan yang dilakukan oleh orang lain (karyawan). Selanjut-nya dalam bab ini diuraikan prinsip-prinsip dasar supervisi yang efektif, yaitu kejelasan dalam berkomunikasi, mengharapkan yang terbaik, berpegang pada tujuan, dan berusaha memperoleh komitmen. Bab dua mengetengahkan salah-satu keterampilan yang perlu dimiliki oleh para manajer, yaitu menyusun rencana. Dalam bagian ini dikemukakan secara jelas bagaimana membuat suatu rencana yang baik. Penyusunan rencana (perencanaan) mengung-kapkan cara untuk mencapai tujuan. Dengan suatu rencana yang baik seorang penyelia dapat mengarahkan dan mengontrol pelak-sanaan pekerjaan secara lebih efisien. Proses perencanaan yang baik meliputi pelaksanaan langkah-langkah berikut:identifikasi tujuan umum, menetapkan sasaran, menyusun rencana pelaksana-an, spesifikasi standar kontrol, dan menguji rencana pelaksanaan dengan sasaran. Dalam bab tiga diuraikan mengenai cara menyusun standar dan penilaian pegawai. Keterampilan ini sangat diperlukan oleh para penyelia karena prestasi pegawai (karyawan) perlu dievalua-si sebagai dasar pengambilan keputusan mengenai banyak hal, seperti kenaikan gaji, penugasan baru, promosi, keperluan trai-ning, dan sebagainya. Faktor kunci dalam menyusun standar adalah daftar pekerjaan, pengukuran, kualitas standar, dan level standar. Evaluasi prestasi kerja pegawai pada dasarnya merupa-kan laporan formal yang mencakup informasi mengenai prestasi kerja pegawai. Dalam menyusun laporan mengenai evaluasi pegawai seorang penyelia diingatkan untuk menjaga ketelitian, terfokus pada perilaku dan hasil (bukan pada sikap), bersikap dil, dan bersikap rasional (jangan emosional). Bab empat mengetengahkan cara mengemukakan sesuatu secara tertulis. Seorang penyelia dalam pelaksanaan tugasnya harus mampu menyusun laporan, surat, atau memo dengan jelas hingga dapat dipahami oleh orang yang dituju. Dalam hubungan seorang penyelia harus dapat menetapkan apakah tulisan merupakan cara terbaik untuk menyampaikan informasi, sebab ada kalanya pembicaraan melalui telepon jauh lebih efektif. Oleh arena itu tujuan harus jelas. Seorang penyelia disarankan menggunakan komunikasi tulisan dalam situasi ketika ia tidak merasa perlu melakukan hubungan tatap muka atau ia tidak memerlukan umpan balik langsung terhadap hal yang dikemukakan. Di samping itu, penyelia harus dapat memastikan apakah informasi itu akan dimanfaatkan segera atau tidak. Pada bab lima diketengahkan cara memotivasi pegawai. Memotivasi pegawai sebenamya merupakan salah-satu tugas penyelia yang sangat penting, sekalipun tidak semua orang dapat melakukannya dengan baik. Hal ini bukanlah disebabkan bahwa ia tidak mampu melakukannya. Sering orang tidak melakukannya karena menganggap hal itu tidak perlu, lagi pula tiap pegawai telah memiliki motivasi masing-masing. Bab ini mengungkapkan berbagai cara yang dapat dimanfaatkan untuk memotivasi pega-wai. Salah satu cara untuk memotivasi pegawai adalah dengan memberikan umpan balik atas hasil kerjanya. Umpan balik dapat diberikan dalam berbagai bentuk penghargaan. Tetapi faktor kunci dalam menyampaikan umpan batik secara efektif antara lain adalah spesifikasi. Bab enam mengetengahkan cara spesifik menyampaikan umpan balik, apakah yang bersifat motivatif atau yang bersifat korektif (formatif). Umpan balik motivatif diterapkan untuk mempertahankan atau memodifikasi kemungkinan terjadinya, frekuensi, atau tingkat perilaku, Umpan balik formatif diterapkan untuk memperbaiki, mempertahankan atau memodifikasi bentuk proses (atau perilaku). Bab ini mengupas cara spesifik memberi-kan umpan balik formatif Bab tujuh atau terakhir menyajikan cara mengelola waktu dengan efektif dan efisien. Banyak manajer yang merasa dirinya kurang memiliki waktu, sehingga kelihatan terburu-burn dan harus mengerjakan pekerjaan kantor di rumah. Akibatnya, para manajer merasa banyak tekanan yang menghimpit. Tidak jarang hal itu mengakibatkan efek yang lebih fatal. Sebenamya hal itu tidak perlu terjadi kalau saja para manajer dapat memanfaatkan waktunya dengan baik. Masalah sebenarnya bukanlah terletak pada waktu itu sendiri tapi pada cara penggunaannya. Isu sentral dalam nnengelola waktu terletak pada apa yang kita kerjakan dan sejauh mana tingkat efisiensi pelaksanaan pekerjaan itu. Bab ini mengetengahkan altematif pemanfaatan waktu anda secara lebih baik. Tiap bab isi buku ini dilengkapi dengan latihan yang dapat dilakukan sendiri yang dirancang sedemikian rupa agar prinsip--prinsip yang mendasari keterampilan dapat dikaji ulang. Penting ditekankan bahwa para penyelia harus dapat memanfaatkan situasi kerjanya sebagai laboratorium, tempat ia dapat mempraktekkan keterampilannya secara terus-menerus. Dengan cara ini mereka diharapkan dapat lebih memahami lingkup tugas dan sekaligus dapat mengembangkan diri bersama-sama dengan para karyawan yang dikelolanya. Dengan cara ini pula ia berusaha menjadi manajer yang efektif.